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Automação de processos: Alavancando a produtividade

por: Giulia Tonon

data: 28/12/2017

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“Productivity isn’t everything, but in the long run it is almost everything.” A célebre frase de Paul Krugman, prêmio Nobel de economia de 2008, destaca o quanto a produtividade é importante para a sobrevivência das organizações. E a automação de processos está vindo para transformar performance e produtividade na sociedade.

De 2008 para os dias de hoje, assistimos a transição do mercado para um contexto cada vez mais tecnológico. A tão citada economia digital. Adicionado esse importante fator, enxergamos cada vez mais claramente que, a busca por produtividade e eliminação de desperdícios deve ser uma preocupação incessante, independente do tamanho da organização.

Otimizar o tempo gasto muitas vezes é o fator decisivo de sucesso na sua empresa. E é exatamente sobre isso que trataremos hoje!

Automação de processos

A maioria das organizações ainda usa ferramentas inadequadas para gerenciar e acompanhar os processos do seu dia a dia. É muito comum encontrar planilhas compartilhadas em diretórios na rede, processos acompanhados por e-mail, ou mesmo pequenos sistemas em Access armazenados localmente. Algumas dessas soluções podem até ser usadas temporariamente enquanto um processo amadurece. Entretanto, no longo prazo, reconhecidamente causam desperdício de tempo e frequente perda de informações.

Existem diversas ferramentas para automação de processos de negócio (BPA, do inglês, Business Process Automation). Hoje daremos ênfase a uma das ferramentas mais utilizadas, o Microsoft SharePoint, mas essas observações também podem ser aplicadas a muitas outras ferramentas de BPA.

Microsoft SharePoint

O Sharepoint permite a automação dos seus processos por meio da configuração de Workflows, que possibilitam a combinação de regras de criação de itens, documentos, inserção de informação pelos participantes, aprovação e muito mais. Formulários são criados e etapas do processo são configuradas sem a necessidade de customização e podem ser mantidas/alteradas pelos usuários avançados. Isso quer dizer que é possível agregar muito valor com um investimento baixo!

Alguns tipos de processos para automatização

Abaixo apresentamos alguns processos típicos existentes em qualquer empresa que poderiam ser automatizados, mas é importante ressaltar que a extensão do BPA vai muito além podendo contribuir muito mais!

⦁ Aprovação de documentos envolvendo o autor, revisor e aprovador;
⦁ Solicitação de férias envolvendo os funcionários, gerente e contabilidade;
⦁ Admissão / Demissão de funcionários;
⦁ Relatório de despesas e solicitação de reembolso envolvendo os funcionários, aprovador e contabilidade;

Os benefícios, por sua vez, também são muitos! 

Benefícios das ferramentas de automatização de processos

⦁ Visibilidade das informações para todos os envolvidos no processo. Permitindo também auditorias, pois todas as etapas ficam registradas com seus anexos;
⦁ Redução de custos / aumento da eficiência;
⦁ Aumentar consistência e confiança;
⦁ Melhorar o nível de serviço;

Por último, antes de entrar em nosso estudo de caso, vale mencionar algumas características podem indicar que um processo precisa de automação:

⦁ Grande volume de requisições;
⦁ Fluxo padrão não é seguido sempre;
⦁ Necessita de impressão, assinatura, tramitação de papéis;
⦁ Requer extração e manipulação de dados;
⦁ Há risco de ficar “travado” esperando alguém agir;
⦁ Tarefas rotineiras consomem tempo significativo;
⦁ Envolve departamentos diferentes da empresa;
⦁ Incidência significativa de erros;

Estudo de caso

Esse projeto foi desenvolvido para uma grande empresa, cujo processo envolvia área solicitante, departamento jurídico e aprovadores para a definição de investimentos dessa empresa. A principal dificuldade era o controle manual de todas as solicitações e o retorno por e-mail para todos os envolvidos, além do acompanhamento das pendências e eventuais solicitações intermediárias. A dti implementou um workflow com formulários para suprir esse processo, tornando as etapas para todos os envolvidos, auditável e economizando horas de todos os participantes!

O diagrama abaixo apresenta o processo em questão:

IMAGEM POST RAONI

Ao fim do projeto, foi possível averiguar uma série de benefícios: 

⦁ Redução de horas gastas nas diversas etapas do processo;
⦁ Resultados disponíveis para todos os envolvidos mais rapidamente;
⦁ Redução dos problemas de comunicação e dúvidas, pois pode ser acessado online a qualquer momento;
⦁ Maior garantia dos prazos para envio das informações e anexos;
⦁ Maior transparência no processo e confiabilidade no armazenamento dos documentos, tornando todo o processo auditável;

 Como anda o fluxo dos processos da sua organização? Se sua produtividade é importante para a sobrevivência do seu negócio, a dti pode te ajudar. Entre em contato conosco!

 Por: Raoni Resende